○大和村議会事務局規程
(令和2年3月31日議会規程第3号)
(趣旨)
第1条　この規程は，大和村議会事務局(以下「事務局」という。)の事務処理及び事務局職員（以下「職員」という。）の服務等に関し，必要な事項を定めるものとする。
(係の設置)
第2条　事務局の事務を分掌させるため，次の係を置く。
(1)　庶務係
(2)　議事係
(職員の職)
第3条　事務局に事務局長(以下「局長」という。)のほか書記を置く。
2　書記の職は，役付書記職と一般書記職とに分ける。
(役付書記職及び一般書記職)
第4条　役付書記職として，次の職を置くことができる。
(1)　参事
(2)　次長
(3)　主幹
(4)　係長
(5)　主査
第5条　一般書記職として，次の職を置くことができる。
(1)　主事
(2)　主事補
(職務)
第6条　局長は，議長の命を受け，議会の事務を掌理し，職員を指揮監督する。
2　参事は，局長に直属し，その事務を処理する。
3　次長は，上司の命を受け，局長を補佐する。
4　主幹は，上司の命を受け，次長を補佐する。
5　係長及び主査は，上司の命を受け，その事務を処理する。
6　主事及び主事補は，上司の命を受け，その事務を処理する。
(事務の代決)
第7条　局長が不在であるとき，又は事故があるときは，局長があらかじめ指定した者が，その事務を代決する。
2　前項により処理した事項については，後閲を受けなければならない。ただし，その処理についてあらかじめ指示を受けたもの又は緊急やむを得ないものについては，この限りでない。
(事務分掌)
第8条　事務局の事務分掌は，次の表のとおりとする。
係名分掌事務
庶務係文書の収受，発送及び編綴保存に関する事項
議会の予算及び経理に関する事項
物品の出納及び保管に関する事項
議員の身分及び資格得失に関する事項
議員名簿の作成及び保存に関する事項
議員の議員報酬，費用弁償，期末手当その他諸給与に関する事項
議員の出張に関する事項
儀式，交際及び接待に関する事項
慶弔に関する事項
町村議長会に関する事項
議員共済会及び議員互助会に関する事項
議員の公務災害補償に関する事項
図書類の整備及び保管に関する事項
議場及び各室の管理に関する事項
議会日誌に関する事項
公印の保管及び取扱いに関する事項
その他議会及び事務局の庶務に関する事項
議事係議会の本会議及び協議会に関する事項
議会における選挙に関する事項
議会運営委員会に関する事項
常任委員会及び特別委員会に関する事項
公聴会に関する事項
議員提出議案，決議案，意見書案等の発議及び村長提出議案等の取扱いに関する事項
請願及び陳情の受理に関する事項
議員の会議出欠に関する事項
質問通告の処理に関する事項
議決事項の処理及び議会関係諸報告に関する事項
会議録の記録及び保管に関する事項
議会関係規程の制定改廃に関する事項
議会広報に関する事項
議会の傍聴に関する事項
その他議事に関する事項
(局長の専決事項)
第9条　次に掲げる事項は，局長がこれを専決することができる。ただし，重要又は異例に属すると認める事項は，意見を具し，議長の指揮を受けるものとする。
(1)　予算の執行に関する事項
(2)　議員の報酬，費用弁償，期末手当その他諸給与の支払に関する事項
(3)　職員の給与等の支払に関する事項
(4)　職員の県内出張に関する事項
(5)　職員の時間外，休日勤務に関する事項
(6)　職員の休暇に関する事項(特別の場合を除く。)
(7)　議決事項の証明に関する事項
(8)　物品購入，修繕等予算執行に関する事項
(9)　文書の収受，発送，編集，保存及び廃棄に関する事項
(10)　軽易な事項についての報告，照会及び回答に関する事項
(11)　議会関係各室の使用に関する事項
(12)　渉外及び接待に関する事項
(13)　その他軽易な事項
2　前項のほか急施を要する事項で，議長，副議長がともに不在のときは，局長において代決し，後で議長の承認を受けることができる。ただし，重要な事項はこの限りでない。
3　事務の決裁に関し，定めのない事項については，大和村事務決裁規程（平成15年４月１日訓令第１号）の例による。
(文書の取扱い及び保存)
第10条　議会文書の取扱い及び保存については，次による。
(1)　文書の起案は，所定の回議用紙を用いるものとする。
(2)　文書の取扱いについては，暦年とする。
(3)　文書を起案するときは，起案用紙の決裁区分欄に次に掲げる区分を記入しなければならない。
ア　議長の決裁を要するもの　議
イ　局長限りで処理するもの　局
(4)　外部に発送する文書は，原則として議長名をもってするが，軽易なものについては局長名をもってすることができる。ただし，委員会の開会，視察等の委員宛の通知は，委員長をもってするものとする。
(5)　文書の保存期間は，別表のとおりとする。
2　文書類は，局長の承認を得ずして，これを他に示し，又は持ち出し及びその謄本の写しを与えることはできない。
3　文書の取扱いについては，前２項に定めるもののほか，大和村文書取扱規程（昭和51年５月20日訓令第１号）の例による。
(会議中の職務)
第11条　本会議及び委員会に執務を命ぜられた職員は，次の各号により会議に関する事務を処理しなければならない。
(1)　議員の出席数及び在席数を常に明確にしておくこと。
(2)　議事記録を正確にとること。
(3)　地方自治法(昭和22年法律第67号)第121条の規定による出席者に対する連絡に関すること。
(4)　傍聴人に関すること。
(5)　その他特に命ぜられたこと。
(補則)
第12条　この規程に定めるもののほか，事務局の処務及び職員の任免，分限，懲戒，給与並びに服務に関しては，村長部局の例による。
附　則
この規程は，令和2年4月1日から施行する。
別表（第10条関係）
保存年限文書名
永久保存議決書及び会議録
議員の名簿，身分，資格得失及び経歴，表彰に関するもの
議会の条例，規則，規程の制定又は改廃に関するもの
法令等に基づく諸報告に関すること
職員の人事に関すること
その他，永久保存を必要と認めるもの
10年保存表彰に関するもので重要でないもの
調査，報告，統計，証明等で重要なもの
職員の人事に関することで永久保存以外のもの
給与関係書類で重要なもの
台帳，原簿その他これらに類するもので永久保存以外のもの
その他，10年保存を必要と認めるもの
５年保存調査，報告，統計，証明等に関するもの
報酬，費用弁償等及び給与関係書類で10年保存以外のもの
文書受発簿，議員出欠簿等これらに類する簿冊
その他，５年の保存を必要と認めるもの
３年保存調査，報告，統計，証明等で５年保存の必要のないもの
その他，３年の保存を必要と認めるもの