○大和村立学校事務処理要領
(平成14年6月10日大和村教育長通知)
改正
平成19年2月9日教委要領第1号
平成19年3月9日教委要領第2号
平成24年1月10日教委要領第1号
平成24年4月1日教育委員会要領第1号
平成27年4月1日要領第1号
第1章　総則
(目的)
第1条　大和村立学校の職員の服務，人事記録等の取扱い，身分上の手続及び文書の取扱いに関する事項は，法令その他に定めるもののほか，この要領の定めるところによる。
第2章　服務
(出勤簿)
第2条　職員は，定時までに出勤したことを証するため，出勤簿に押印しなければならない。
2　出勤簿は，校長が指定する職員が毎日点検し，出張，別勤，休暇，研修，欠勤，遅参，早退その他必要とする事項を記入して整理しなければならない。
(出張)
第3条　職員は，出張を命ぜられたときは，あらかじめ校長の指示を受けて出発するものとする。
2　職員は，出張中用務の都合または疾病その他やむを得ない事故のため予定の変更を必要とするときは，すみやかにその理由を付して校長の指示を受けなければならない。ただし，指示を受ける暇のない場合は，事後に変更の承認を受けなければならない。
3　学校職員が県外出張又は7日以上の県内出張をしようとするときは，大和村立学校管理規則(昭和31年教育委員会規則第2号)第59条の規定を準用する。
4　職員は，出張の用務を終えて帰校したときは，7日以内に復命書(様式第1号)をもって校長に復命しなければならない。
(別勤及び研修)
第4条　職員を校外勤務させる必要があるとき，または，兼務にかかわる職務に従事するときは，校長は，別勤命令簿(様式第2号)によりその勤務に関し必要な事項を処理するものとする。
2　職員が，教育公務員特例法(昭和24年法律第1号)第20条第2項の規定により研修を行うときは，研修承認簿(様式第3号)及び研修計画書(様式第3号の1)により校長の承認を受けなければならない。
3　職員が，前項の規定により校長の承認を受けた研修を終えたときは，研修報告書(様式第3号の2)をもってすみやかに，校長に報告しなければならない。
4　校長は，第2項の規定により研修を承認した場合は，当該職員ごとに，研修計画書及び研修報告書等により研修の状況を把握しなければならない。
5　第1項及び第2項に規定する校外勤務及び研修は，勤務日の正規の勤務時間中におけるものとする。
第3章　人事記録等の取扱
(土曜授業に関する規定)
第4条の2　校長は、職員を土曜授業に勤務させる必要があるときは、週休日振替簿（別記第22号様式）により、その勤務に関し必要な事項を処理するものとする。
(履歴書及び住所届の提出)
第5条　新たに当該学校の職員となった者は，着任の日から2週間以内に履歴書(様式第6号)及び住所届(様式第7号)を校長に提出しなければならない。
2　校長は資格・任免・給与その他身分上の異動を証するにたる書類に基づき，前項の履歴書記載が正確であることを確認し，これを保存しなければならない。
(履歴書の整備)
第6条　校長は任免，給与その他職員の身分上の異動があったときは，辞令または異動通知書に基づいて当該職員の履歴書に異動事項を記し，履歴書を整備しなければならない。
(氏名変更等の届出)
第7条　職員が，氏名を変更したときは，氏名変更届(様式第8号)を校長に提出しなければならない。校長は，氏名変更届を添えて教育長に報告(様式第9号)しなければならない。
2　職員が住所(療養場所を含む)を変更したとき，または上位の学歴免許等の資格を取得したときは，その旨を校長に届出なければならない。
第4章　身上に関する手続
(退職)
第8条　職員が退職しようとするときは，その理由及び期日を記した退職願(様式第4号)を校長を経て教育長に提出しなければならない。
2　校長は，退職願の提出があったときは，本人の事情を調査し，退職副申書(様式第10号)に退職願と本人の履歴書を添えて退職予定日の14日前までに教育長に副申しなければならない。
(休職)
第9条　職員が結核性疾患その他心身の故障のため，長期の休養を要する傷病を診断されたときは，病気休暇をとる場合を除き，校長はすみやかに休暇副申請(様式第11の1，11の2号)に必要な書類を添えて，発令予定日の14日前までに教育長に副申しなければならない。
2　特例法第14条の適用または準用を受ける者が，結核性疾患のため，休職の許可を受けようとする場合は，次の書類を提出しなければならない。
(1)　休職の理由及び期間を記した休職願(様式第5号)
(2)　身体検査判定書写
3　結核性疾患によるものを除き，心身の故障のため休職の許可を受けようとする者にあっては，次の書類を提出しなければならない。
(1)　休職の理由及び期間を記した休職願(様式第5号)
(2)　医師の診断書(医師3名〈うち1名は県の嘱託医〉の作成にかかわるものとする)
4　職員が，結核性疾患のため療養休暇をとる場合は療養休暇願(様式第12号)に身体検査判定書写を添えて，校長を経て教育長に提出しなければならない。
5　第1項及び第2項の規定は，療養休暇に引き続き休職の許可を受けようとする場合について準用する。
(療養経過報告)
第10条　前条の規定により休職または療養休暇中の職員は，その期間中，結核性疾患にあっては3月ごと(3月，6月，9月，12月)に療養経過診断書(様式第13号の1)を，結核性疾患以外の疾患にあっては，毎月末日に療養経過診断書(様式第13号の2)を校長を経て教育長に提出しなければならない。
(復職)
第11条　休職中の職員が，その理由が消滅し，勤務に復帰しようとするときは，すみやかにその事情及び期日を記した復職願(様式第14号)に必要な書類を添えて，校長を経て教育長に提出しなければならない。
2　前項の場合において，その理由が結核性疾患による者にあっては，身体検査判定書写を，その他の疾患による者にあっては，医師の診断書(第9条第3項第2号に掲げる医師の診断書とする)を添えなければならない。
3　校長は，復職願の提出があったときは，すみやかに復職副申請書(様式第15号)に前2項に規定する書類を添えて教育長に申請しなければならない。
(報告)
第12条　校長は職員について，次の各号の1に該当するものがあるときは，すみやかにその事情を記した書類をもって，教育長に報告または届出なければならない。
(1)　伝染病により，出勤できなくなった場合
(2)　私事故障により，出勤しないことが引き続き2週間を越え，または傷病により，出勤しないことが引き続いて月を越えるに至った場合
(3)　条件付き採用期間の範囲内において実際に勤務した日数が90日に達しないと予想される場合
(4)　法令，条例，規則または規程に違反する事実がある場合
(5)　氏名を変更した場合
(6)　死亡により退職する場合
(7)　その他勤務上または一身上重要と認められる事実がある場合
(昇給昇格)
第13条　昇給昇格の内申手続きについては，別に指示するところによる。
第5章　文書取扱
(文書及び簿冊取扱の原則)
第14条　文書及び簿冊はすべて正確かつ迅速に取扱い，つねに整備して一般事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2　文書及び簿冊のうちで重要なものは，非常災害時に際して支障がないよう，あらかじめ準備しなければならない。
(処理担当者)
第15条　校長は，文書及び簿冊の処理担当者を定め，次の各号に掲げる事項を処理させなければならない。
(1)　文書受付及び配布に関すること。
(2)　文書の発送に関すること。
(3)　簿冊の整理及び保存に関すること。
(4)　その他文書処理に関し必要なこと。
(備付帳簿)
第16条　文書及び簿冊処理のため必要な帳簿は次のとおりとする。
(1)　文書収発件名簿
(2)　文書送達簿
(3)　簿冊台帳
2　前項の第1号及び第2号の帳簿は会計年度により調整するものとする。
3　校長は，第1項に定める帳簿の外，必要な補助帳簿を設けることができる。
(文書の受付)
第17条　学校に到達した文書は，文書処理担当者において受付て，次の各号により処理しなければならない。
(1)　文書はすべて文書収発件名簿(様式第16号)に記入すること。ただし，次に掲げる文書については，その記入を省略することができる。
(イ)　通知書，案内書，その他これに類する簡易な文書
(ロ)　請求書，領収書，見積書及び送り状
(ハ)　新聞，官公報，その他これに類する印刷物
(2)　親展文書は封皮に受付印(様式第17号)を押して配布すること。
(3)　前号に掲げる文書の外は，開封の上，受付印を押して配布すること。
(4)　封皮を必要とする文書は，これを添付すること。
(5)　現金及び金券を内容に含む文書は，文書収発件名簿の経過処理欄に金券の種類及び金額を記入し，受領印を徴すること。
(文書収発件名簿の記入)
第18条　文書収発件名簿の記入に当たっては，文書到達の順序に従って整理しなければならない。
(供覧文書)
第19条　閲覧に供する文書は供覧文書処理印(様式第18号)を押して処理しなければならない。
(文書の起案)
第20条　事案の処理は原則として文書によるものとし，文書を起案するときは起案用紙(様式第19号)によらなければならない。ただし，定例であって，簿冊をもって処理できるもの若しくは軽易な事件で文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの若しくは符せん用紙で処理できるもの又は口頭(電話)受理用紙で処理できるものは，この限りではない。
(文書の作成)
第21条　供覧文書及び起案文書は，次の各号により作成しなければならない。
(1)　公文用字用語例により簡明かつ平易に記載すること。
(2)　原則として，左横書とする。
(3)　関係案件は支障のない限り一起案とする。
(4)　急施を要する文書及び重要文書には，朱印又は朱書をもって欄外上部にその旨を表示し，機密文書は，封筒に入れてその旨を表示すること。
(5)　紛失の恐れがある文書には台紙をつけること。
(電話・通信又は口頭による照会等の処理)
第22条　電話・通信又は口頭による照会，回答報告等で重要な事項については，その要領を摘記し前3条の規定に準じて処理するものとする。
(文書の発送)
第23条　発送文書はそれぞれの係において必要部数を浄書又は複写し，文書処理担当者に回付するものとする。
2　文書処理担当者は，前項の回付を受けたときはただちに文書収発件名簿に記入の上，発送しなければならない。ただし，この場合において第17条第1号ただし書の例によることができる。
3　村内官公署学校及び各種団体等にあてて，送達する文書は文書送達簿(様式第20号)に記入の上，受領印を徴するものとする。ただし，軽易と認められるものではこの限りでない。
(発送文書の要件)
第24条　発送文書には，次の各号による表示をしなければならない。
(1)　文書収発件名簿による順次番号を附すること。
(2)　発送日付を記入すること。
(3)　学校名又は校長名を記入すること。
2　発送文書には公印を押さなければならない。ただし，軽易な文書については，これを省略することができる。
(処理済の表示)
第25条　処理を終わった起案文書(様式第19号)には，処理年月日を記入し，文書処理担当者印を押すものとする。
(編集方法)
第26条　完結した文書は，それぞれの係において，次の各号により編集しなければならない。
(1)　文書はすべて年度により編冊する。
(2)　同一事件で数年度にわたるものは，その終了年度に総合し，2以上の事件に関連するものは，最も重要なものに編冊し，それぞれ関連のある編集簿冊の目次及び適当なところにその旨を摘記しておくものとする。
(3)　文書に付属する図面その他で，その文書の簿冊につづりこむことの困難なものは，別に製本表装し，その旨目次及び関連文書に記載しておくものとする。
(4)　編集簿冊には，各冊ごとに索引に供するための目次をつけるものとする。
(5)　簿冊の厚さは8センチメートルを限度とする。1冊に製本できないものは，適当に分書し，紙数の少ないものは，2年度以上の分を合わせて編集することができる。
(6)　表紙には簿書の名称，年度，保存期限それぞれの係名等を記載しておくものとする。
(7)　第3種，第4種に属するものは，製本，表示目次を省略することができる。
(種別及び保存年限)
第27条　簿冊の保存年限及び種別は，別表のとおりとする。ただし必要と認めるときは，保存年限を延長することができる。
2　別表以外のものの種別及び保存年限は，別表に準じて校長が定める。
(保存年限の計算)
第28条　保存年限の計算は，その属する年度の翌年度から起算する。
(別冊の引継)
第29条　当該年度の簿冊は当該年度末までに，それぞれの係から文書処理担当者に引き継がなければならない。ただし，やむを得ない簿冊は，年度経過後3か月以内に引き継がねばならない。
2　前項の期限経過後，それぞれの係において引き続き簿冊を保管しようとするときは，簿冊の種別及びそれぞれの係名を明記して，文書処理担当者に連絡しなければならない。
(簿冊台帳)
第30条　文書処理担当者が，前条により簿冊を引き継いだとき，連絡を受けたとき及び保存期間を経過して廃棄したときは，簿冊台帳(様式第21号)に記入しなければならない。
(決裁)
第31条　すべての事務は，教頭を経由して校長の決裁を受けた後でなければ処理してはならない。
2　校長が不在のときは，教頭がその事務を代決する。ただし，重要又は異例の事項については，あらかじめその処理について指揮を受けたもの又は緊急でやむを得ないものを除いては，代決を控えなくてはならない。
第32条　前条第2項により，代決した事務については，軽易なものを除くほか，校長の出勤後直ちに後閲に供しなければならない。
付　則
この要領は，平成14年6月10日から施行する。